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La gestion d’un logement loué passe par une série de courriers : l’avis d’échéance du début du mois, les trois quittances qu’un locataire réclame pour sa demande de prêt, le décompte annuel des charges. Aucun n’est compliqué, mais dès que l’on possède deux ou trois biens, il faut y consacrer des soirées entières.
Le plus simple est de trier ces envois selon ce qu’ils doivent prouver. Certains relèvent de la simple information. Pour d’autres, c’est la date de réception qui fait courir un délai légal, une date qui doit pouvoir être prouvée sans contestation possible.
Quels courriers envoyer à vos locataires au fil de l’année ?
Avec l’avis d’échéance, envoyé quelques jours avant la date de paiement, vous rappelez au locataire le montant du loyer et des provisions sur charges. Rien ne vous y oblige, mais l’envoyer chaque mois permet d’éviter bien des retards de paiement liés à un simple oubli.
Pour la quittance, la règle est plus précise. La loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à la remettre gratuitement au locataire qui en fait la demande, et l’envoi par e-mail n’est possible qu’avec l’accord exprès de ce dernier. Certains locataires donnent volontiers leur accord, d’autres préfèrent garder le papier : il faut alors gérer les deux en parallèle.
Pour un seul logement, une imprimante de bureau fait l’affaire. Au-delà, ce sont toujours les mêmes gestes à chaque envoi : imprimer, plier, mettre sous enveloppe, affranchir, puis faire la queue à la poste. Pour ces envois en série, vous pouvez déposer vos fichiers sur un service en ligne, comme la solution courrier de Maileva, qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement avant de remettre les plis à La Poste, sans minimum de volume. Un modèle bien construit, avec la référence du logement et la période concernée, vous servira ensuite d’un mois sur l’autre.
Congé du bailleur : quel mode d’envoi choisir ?
Donner congé à un locataire ne se fait pas par un courrier ordinaire. Pour un logement vide, la lettre doit parvenir au locataire au moins six mois avant l’échéance du bail, par lettre recommandée avec avis de réception, par acte de commissaire de justice ou par remise en main propre contre émargement. Un e-mail, même confirmé par le destinataire, n’a aucune valeur, comme le précise la fiche Service Public sur le congé donné par le propriétaire. La lettre recommandée électronique est admise, à condition que le locataire, s’il s’agit d’un particulier, ait accepté ce mode d’envoi au préalable.
Le vrai piège, c’est le calendrier. Avec un recommandé papier, le délai de six mois court à partir de la réception effective. Un locataire parti tout l’été, un pli retourné à l’expéditeur faute d’avoir été retiré, et le délai ne commence jamais : le congé tombe à l’eau. Envoyez la lettre avec plusieurs semaines de marge, ou faites appel à un commissaire de justice si l’échéance approche. Le délai court alors dès le jour où il dépose ou remet la lettre.
Et quand le locataire écrit au propriétaire ?
Les mêmes voies s’appliquent dans l’autre sens. Le locataire qui quitte les lieux notifie son congé par recommandé, par commissaire de justice ou en main propre, avec un préavis de trois mois, ramené à un mois dans plusieurs cas, notamment en zone tendue ou pour un meublé. C’est à partir de la réception de ce courrier que se calcule la fin du bail : classez l’avis de réception dans le dossier du logement, que vous gériez le bien vous-même ou pour le compte d’un proche.
Charges et archives : quels délais respecter ?
Pour la régularisation des charges, les délais sont fixés précisément. Le décompte doit parvenir au locataire un mois avant la régularisation annuelle, puis les factures et contrats d’entretien restent à sa disposition pendant six mois à compter de l’envoi, selon le ministère de l’Économie. Le propriétaire dispose en outre de trois ans pour régulariser.
Gardez donc la copie de chaque décompte, les preuves de dépôt et les avis de réception pendant toute la durée du bail, et au-delà du départ du locataire tant qu’une régularisation reste possible. Pour les courriers envoyés en ligne, pensez à télécharger les justificatifs d’envoi et à les conserver avec les copies papier.
De par son parcours universitaire et professionnel (Crédit Mutuel, Mediapilote, Cybercité, Allodiagnostic, BCTI, Université d’Angers et Antaxia), il a pu développer une connaissance approfondie sur les problématiques propres à l’immobilier, la maison et toutes leurs thématiques connexes : énergie, banque-assurance, finance, investissements, entreprenariat, ressources humaines, enseignement…