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Pour sortir de l’ordinaire et donner un peu d’originalité à un événement, il n’y a rien de tel que d’organiser une réception à l’extérieur. Il est tout à fait possible de choisir le jardin, la terrasse ou encore la cour pour fêter n’importe quelle occasion. Que ce soit pour un anniversaire, des fiançailles, un mariage ou tout simplement un événement professionnel ou familial, cette option allège votre budget, car elle vous évite la location d’un lieu de réception. Ce choix permet aussi aux invités de profiter d’un cadre naturel, sous un ciel bleu ou étoilé. Cependant, la réussite d’une telle cérémonie repose sur une bonne organisation. Alors, comment procéder pour garantir le succès de sa réception ?

Choisir la bonne date et l’emplacement de la fête

Derrière le succès d’une cérémonie à l’extérieur se cachent des préparatifs plus ou moins complexes. Il faut déjà commencer par choisir la bonne date pour la cérémonie. Le choix devra se faire en fonction de la météo, car devoir passer une soirée dans le froid ou sous la pluie ne sera agréable pour personne.

Une fois la date fixée, il est également essentiel de sélectionner le lieu de la fête avec soin. Avant de métamorphoser le jardin ou la cour en un endroit magique, vous devez d’abord vous assurer que la logistique soit facilitée. Privilégiez un lieu facile d’accès pour tous, aussi bien pour les invités que pour les prestataires que vous allez embaucher. Il faut également veiller à ce que l’électricité soit facilement accessible pour pouvoir brancher les appareils et les éclairages durant la réception.

Il ne faut pas oublier que les différentes sources d’éclairage comme les guirlandes lumineuses ou les spots viennent non seulement embellir les lieux, tout en éclairant les invités, surtout si la réception a lieu le soir. Enfin, le lieu extérieur doit être suffisamment spacieux selon le nombre d’invités prévus.

Prévoir une tente ou un chapiteau de réception

Les imprévus ne préviennent jamais, surtout lorsqu’ils sont liés à la météo. Même si vous avez pris le soin de vérifier le temps qu’il fera le jour J, rien ne garantit à 100 % que la pluie ne tombera pas. Un fort ensoleillement ou une baisse de la température peuvent également gâcher la fête. Pour éviter de transformer la réception en cauchemar, il est donc de mise de se préparer en amont.

Prévoir une tente de réception est la solution de secours pour garder les invités à l’abri des aléas climatiques. En effet, le succès des chapiteaux de réception n’est plus à prouver, car leur praticité, leur facilité d’installation et leur résistance font d’eux un choix judicieux pour un événement en extérieur.

Le chapiteau est facile à décorer et vous pouvez créer l’ambiance qui vous plaît. Sa fermeture vous permettra de faire la fête en toute sérénité en cas d’intempéries. Il peut être installé sur n’importe quelle surface extérieure. Investir dans cet équipement vous permet d’en profiter à chaque occasion, quand vous le souhaitez. Notez que vous n’êtes pas obligé de passer toute la journée dans le chapiteau. Il pourra servir de lieu d’appoint en cas de changements climatiques.

chapiteau de réception

La tente de réception est destinée à recevoir tous vos invités durant la réception. C’est pourquoi sa taille doit être adaptée au nombre d’invités, mais également à l’emplacement prévu pour son installation. La capacité du chapiteau est donc un critère fondamental au moment du choix.

Il est également essentiel de vous intéresser à la résistance de la structure au moment de l’achat. Elle doit effectivement être de qualité pour supporter le vent. Pour une sécurité optimale, privilégiez une structure métallique robuste. Cela vous permettra de le réutiliser à plusieurs reprises, sans que le montage et le démontage n’affecte sa qualité.

Pour la toile, il est préférable de choisir celles en polyéthylène, moins lourdes que les bâches en PVC. Veillez à ce que son étanchéité soit optimale et son installation facile. Le prix peut varier d’un modèle à un autre, en fonction de sa capacité et ses caractéristiques. Définir vos besoins et votre budget est donc capital avant de réaliser l’achat.

Mettre l’éclairage en scène

L’éclairage contribue à l’ambiance de votre fête à l’extérieur. C’est pourquoi vous ne devez pas le négliger. En effet, les sources de lumière viennent non seulement décorer les lieux, mais elles permettent surtout de parfaire l’atmosphère, en y apportant de la magie et de l’élégance.

Mettre en scène la lumière est une astuce efficace pour faire rêver les invités. Les bougies sont des must have pour créer une ambiance rassurante et conviviale. Il est essentiel de les protéger du vent en les plaçant dans des bocaux ou des lanternes. Vous pouvez suspendre les lanternes à différents niveaux sur la tente de réception. Les spots seront omniprésents pour éclairer et apporter une ambiance festive à la réception, tandis que les guirlandes lumineuses se chargeront du côté chaleureux de l’événement. Pour un événement plus raffiné, il est tout à fait possible d’opter pour des lustres en cristal imposants.

L’incontournable touche végétale pour votre réception

Se contenter d’un simple chapiteau serait une erreur de votre part, alors que les possibilités de le personnaliser à travers la déco sont infinies. Si vous avez choisi d’organiser la réception à l’extérieur, c’est que vous devez être un amoureux de la nature. Voilà pourquoi la touche végétale est incontournable pour embellir le lieu de réception.

Les belles compositions de fleurs viendront orner les tables des invités, tandis que les plantes suspendues côtoieront les lanternes en hauteur sur le plafond de la tente de réception. Végétaliser les lieux est d’une valeur sûre pour donner du cachet à la déco du chapiteau.

Choisir une décoration adaptée à l’extérieur

À la différence d’une cérémonie dans une salle, les tables seront exposées au vent. La décoration doit donc être bien pensée pour éviter de vous retrouver avec des marques places qui s’envolent ou encore des vases par terre.

Il faut à tout prix éviter les matières fines et légères en guise de déco. Préférez les accessoires bas et lourds qui peuvent résister au vent. Les pétales en tissus peuvent remplacer celles en papier. C’est également le cas pour les serviettes. Pour les marques-place, vous pouvez miser pour le bois. Le côté intemporel et chaleureux de ce matériau ne fera que donner du caractère à la déco de votre fête en extérieur.

Pensez aussi à bien fixer les installations comme les lanternes ou les guirlandes lumineuses. Pour le reste, il vous suffit d’harmoniser l’ensemble pour adapter la déco au thème de la réception. Il est conseillé de ne pas s’éloigner du thème nature pour un événement organisé en extérieur.

organisation réception en extérieur

Trouver un bon traiteur pour la réception outdoor

La réussite de votre réception va également dépendre de la qualité de la nourriture servie. Il ne faut donc pas négliger cet aspect lors de la préparation. Pour encore plus d’originalité, pourquoi ne pas varier les services culinaires durant la fête. Au lieu d’un service à table, vous pourrez opter pour un buffet ou encore envisager un food truck. Pensez à mettre au point la conservation des plats et l’aménagement des espaces de travail avec le traiteur pour qu’il puisse optimiser la qualité de service.

Vous l’aurez compris, organiser une réception à l’extérieur est une idée originale qui permet de sortir de l’ordinaire. Mais elle demande une organisation minutieuse allant du choix de la date et de l’emplacement, jusqu’aux conditions liées au travail des traiteurs. Pour anticiper les aléas climatiques, rien ne vaut l’achat d’une tente de réception qui mettra les invités à l’abri durant la fête. Une fois tous ces points mis en place, il ne vous reste plus qu’à trouver un bon DJ qui assurera l’ambiance et l’animation de l’événement.

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